Wie wir unseren Lieferanten finden

Als Verkehrsunternehmen, das durch den Kanton Zürich und den Bund finanziert wird, unterliegen wir dem Gesetz über das öffentliche Beschaffungswesen. Dieses regelt genau, welche Leistungen wir ab welchem Umfang über eine Ausschreibung einkaufen müssen. Dazu gehören auch die neuen Züge für die Sihltalbahn.

Das Vorgehen bei einer Ausschreibung, einer sogenannten Submission, ist grundsätzlich immer dasselbe: Ein Unternehmen erkennt einen Bedarf nach einem Produkt oder einer Leistung. Übersteigt das Auftragsvolumen einen gewissen Wert, muss der Auftrag öffentlich ausgeschrieben werden. Die Ausschreibung enthält dabei Details zu den Anforderungen, Fristen, Bewertungskriterien und weiteren relevanten Informationen.

Potenzielle Anbieter reichen darauf ihr Angebot gemäss in der Ausschreibung festgelegten Richtlinien und Fristen ein. Diese Angebote enthalten normalerweise Informationen über den Preis, die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen, Lieferzeiten, Garantien etc. Die eingereichten Angebote werden nun von der ausschreibenden Stelle überprüft und bewertet. Basierend auf dieser Bewertung der eingereichten Angebote muss die ausschreibende Stelle den Auftrag an jenen Anbieter vergeben, der am besten ihren Anforderungen entspricht.

Durch dieses strenge Verfahren soll einerseits der Wettbewerb zwischen verschiedenen Anbietern gefördert werden, was dazu beiträgt, die Kosten zu senken und die Qualität zu steigern. Andererseits soll sichergestellt werden, dass die Vergabe fair und transparent erfolgt, sodass potenzielle Anbieter die gleichen Chancen haben, einen Auftrag zu gewinnen und dass Entscheidungsprozesse nach klaren Kriterien erfolgen.

Unternehmen aus der Schweiz schreiben ihre Aufträge elektronisch auf simap.ch aus, dem zentralen Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen in der Schweiz. Während der Ausschreibungsphase ist jegliche Kommunikation zwischen Auftraggeber und potenziellen Anbietern verboten. In den Ausschreibungsunterlagen kann der Auftraggeber Zeitfenster definieren, in welchen die Anbieter die Möglichkeit haben, Fragen zum Auftrag zu stellen. Sowohl diese Fragen als auch die Antworten darauf werden allgemein zugänglich auf simap.ch publiziert, um Fairness und Transparenz der Auftragsvergabe zu wahren.

Auch wenn eine Submission grundsätzlich immer nach demselben Prozess abläuft, gibt es inhaltlich, je nach Beschaffung, enorme Unterschiede. «Schreibe ich zehn Tonnen Druckerpapier aus, wird die Spezifikation dafür relativ überschaubar ausfallen», erklärt Remo Schnetzer, Senior Projektleiter Rollmaterial und Verantwortlicher für die Beschaffung der neuen Sihltalbahn-Fahrzeuge. Die Ausschreibungsunterlagen für die neuen Triebfahrzeuge hingegen umfassen einen Anforderungskatalog von rund 1000 Punkten. Entsprechend zeitaufwendig ist es für potentielle Anbieter, Angebote auszuarbeiten, die auf sämtliche dieser vorgegebenen Kriterien eingehen. Genauso aufwendig ist es anschliessend für den Auftraggeber, die eingereichten Offerten auszuwerten. Remo Schnetzer dazu: «Jedes Anforderungskriterium wird je nach Relevanz gewichtet und bewertet. Daraus ergibt sich eine Gesamtpunktzahl für jedes eingereichte Angebot. Am Ende sind wir gesetzlich dazu verpflichtet, den Auftrag an jenen Anbieter zu vergeben, der die höchste Punktzahl erreicht. Auch dies im Sinne der Transparenz, eines fairen Wettbewerbs und einem verantwortungsvollen Umgang mit öffentlichen Geldern.»

Die Auftragsvergabe wird wiederum auf simap.ch veröffentlicht. Die unterlegenen Parteien haben dann die Möglichkeit, innerhalb von zehn Tagen Einspruch gegen die Vergabe zu erheben. Einsprachen werden von einem Verwaltungsgericht geprüft. «Ist die Vergabe schliesslich rechtskräftig regeln wir mit dem Anbieter die letzten Vertragsdetails. Mit der Vertragsunterzeichnung endet dann die Submission und wir starten mit der Umsetzung des Projektes», so Remo Schnetzer.

Der Auftrag für die neuen Fahrzeuge der Sihltalbahn S4 wurde im Juni 2023 ausgeschrieben. Anbieter hatten die Möglichkeit, ihre Angebote bis Ende November 2023 einzureichen. Gemäss Remo Schnetzer sind die Angebotsprüfungen mittlerweile weit fortgeschritten: «Aktuell gehen wir davon aus, dass wir die Submission bis im Juli mit der Vertragsunterzeichnung abschliessen können». Geplant ist, dass die ersten der insgesamt 17 Triebzüge ab Mitte 2027 eingesetzt werden können.